A secretária do dentista possui funções muito importantes dentro das clínicas e consultórios odontológicos, assim como o auxiliar de saúde bucal.
São esses profissionais que se encarregam das atividades que não incluem processos invasivos em pacientes. Como por exemplo, a boa gestão do local e o conforto do paciente.
É bastante comum, principalmente em consultórios menores, o dentista contratar somente um auxiliar de saúde bucal, para fazer os agendamentos e auxiliar nas suas práticas clínicas.
Contudo, essa não é a função de um auxiliar de saúde bucal, mas sim de uma secretária do dentista. Confira a seguir, qual é a diferença entre auxiliar de saúde bucal e secretária do dentista, para esclarecer possíveis dúvidas a respeito deste assunto.
O que é a secretária do dentista?
A secretária do dentista faz parte da equipe de apoio, dentro de um consultório ou clínica odontológica. Ela é responsável por manter a agenda do dentista organizada, lidando diretamente com os pacientes.
Apesar de não ter formação na área odontológica, ela é de extrema importância para o bom funcionamento do consultório ou clínica, já que, sem os seus serviços, o dentista não teria tempo para se dedicar somente às suas práticas clínicas.
Ser secretária do dentista é um serviço que demanda muito profissionalismo. Pois, além de lidar com os pacientes por meio de todos os canais de comunicação, também é sua função resolver possíveis impasses e transtornos.
Entre as suas principais funções, está a solicitação de dados pessoais e o esclarecimento de dúvidas sobre processos da clínica ou consultório, como informações sobre pagamentos, horário de funcionamento, entre outros.
Entretanto, não é a sua função coletar informações para traçar o perfil do paciente. Essa parte do processo se encaixa nas funções do auxiliar de saúde bucal. Ou seja, os dados coletados pela secretaria são diferentes das informações pessoais coletadas para perfil clínico.
Por causa da sua maior proximidade com os pacientes, a secretária do dentista precisa ter bastante carisma e empatia.
Função da secretaria na clinica odontologica
Veja a seguir, quais são as funções da secretária do dentista:
- Cuidar da agenda do dentista – fazer agendamentos e entrar em contato com os pacientes para confirmá-los no dia da consulta;
- Atender telefonemas – é função da secretária do dentista lidar com os pacientes por meio de todos os canais de comunicação da clínica ou consultório odontológico;
- Recepcionar os pacientes – a secretária do dentista deve ser a primeira pessoa a ter contato com os pacientes antes do procedimento clínico;
- Fazer orçamentos e cartões de aniversário – a secretária do dentista é responsável por fazer orçamentos solicitados pelos pacientes, além de estreitar laços entre o estabelecimento e os seus clientes;
- Gerenciar os prontuários – o gerenciamento dos prontuários, como o recebimento e registro no software, também são de responsabilidade da secretária do dentista;
- Cuidar da manutenção do espaço físico do consultório – entre as suas funções, está a de garantir que o ambiente esteja limpo, agradável e abastecido dos materiais necessários, para uma rotina tranquila;
- Funções administrativas – também fica a cargo da secretária do dentista algumas funções administrativas, como pagamento de despesas, contratação de serviços de manutenção, contato com os fornecedores, entre outros.
Algumas das tarefas diariamente destinadas à secretária do dentista podem não fazer parte das suas obrigações. Alguns exemplos dessas tarefas são serviços de marketing ou serviços relacionados à contabilidade. O indicado é que o consultório ou clínica odontológica contrate profissionais para respectivas funções.
Não confunda auxiliar de saúde bucal com secretária
Na rotina de um pequeno consultório odontológico, é bastante comum que o auxiliar de saúde bucal realize funções que normalmente são responsabilidades da secretária.
Os dois profissionais de apoio são essenciais para o bom funcionamento do estabelecimento. Mas, para um melhor atendimento, organização e gestão, é necessário que cada um deles cumpra apenas o seu papel.
O auxiliar de saúde bucal é responsável por oferecer apoio técnico, nos processos que acontecem dentro do consultório do dentista. Ou seja, ele auxilia o dentista nos procedimentos clínicos.
Para isso, é necessário que esse profissional tenha formação específica na área da odontologia, apresentando conhecimentos sobre o assunto. Até porque, será preciso ajudar o dentista em tratamentos, além de manipular materiais odontológicos.
Já a secretária de dentista é responsável pela interação com os pacientes, fora da sala de procedimentos. Seu trabalho não tem relação com as práticas clínicas dentro do consultório.
Por essa razão, diferente do auxiliar de saúde bucal, não há a necessidade da secretaria ter formação na área odontológica. Apenas se a mesma der assistência nos tratamentos, será preciso apresentar um certificado de habilitação em saúde bucal.
A importância da secretária para a clínica
A secretária do dentista é essencial para o bom funcionamento da clínica ou consultório odontológico. Afinal, devido ao seu trabalho, o dentista otimiza o seu tempo, realizando um maior número de procedimentos, sem intercorrências.
Ela é responsável pela organização do ambiente de trabalho, agendamento de consultas, informações sobre valores de orçamentos e organização dos prontuários. Além de lidar diretamente com os pacientes e resolver algumas questões administrativas.
Nesse sentido, podemos ver que a secretária do dentista é o ponto focal do atendimento, recepcionando os pacientes, esclarecendo as suas dúvidas e mantendo contato com os mesmos, por meio da comunicação da clínica/consultório.
Para exercer essa função, é necessário ter muito profissionalismo e empatia, já que será preciso lidar com insatisfações dos pacientes, resolvendo as suas questões, sem interromper o trabalho do dentista.
Sendo assim, qualidades como um bom relacionamento interpessoal, proatividade e boa dinâmica no local de trabalho são atributos indispensáveis para exercer a função.
Outro ponto a favor, para permanecer no cargo de secretária do dentista, é estar disposta a aprender constantemente, para executar as suas obrigações diárias visando a excelência.
Pois, quando se trata de relacionamento com o paciente/cliente, o indicado é estar preparada para recepcioná-lo da melhor forma possível, a fim de promover o seu bem estar.
Tal atitude estreita os laços entre o estabelecimento e os seus clientes, de forma a fidelizar os pacientes, devido ao bom atendimento.
