O dia a dia do consultório/clínica odontológica é permeado por muitos desafios, já que o paciente precisa de cuidado ao ser recebido para que, em meio a tantos outros, seu horário de atendimento, documentação e preparação, sejam atendidos com sucesso. Assim, a secretária de dentista permite que os procedimentos internos funcionem adequadamente, garantindo que o profissional tenha tranquilidade para trabalhar.
Nesse artigo, você descobre o que uma secretária de dentista faz, qual a diferença do cargo para o auxiliar de saúde bucal e sua importância para a clínica odontológica. Assim, pode tirar as principais dúvidas e identificar informações valiosas a respeito deste tema.
Vamos lá?!
O que é a secretária de dentista?
A secretária de dentista é uma profissional importante para o andamento das atividades do dia a dia do consultório/clínica, entretanto, a mesma não está diretamente ligada aos atendimentos odontológicos, focando apenas em rotinas organizacionais.
Em síntese, a responsabilidade dessa profissional está ligada ao atendimento do paciente, com o agendamento de consultas, ligações, remarcações de horários e tudo que envolve os canais de contato do estabelecimento, sejam eles presenciais ou online.
Além disso, algumas das principais funções relativas a secretária de dentista, são:
- Organização da agenda do dentista;
- Solicitação de dados pessoais do paciente;
- Esclarecimento sobre pagamentos e demais processos do consultório/clínica;
- Pagamento de contas;
- Reposição de estoque;
- Contato com os pacientes, para lembrá-los das consultas, felicitá-los pelo seu aniversário e demais ações relativas às práticas de atendimento, entre outros.
Devido a sua proximidade com o público, o trabalho desempenhado pela secretária de dentista exige muito carisma, pró-atividade, organização e resiliência.
Em relação a organização, o tempo é um fator decisivo para que os atendimentos sejam realizados na ordem e horas corretas. Por isso, o gerenciamento de tempo também é muito importante!
Função da secretaria na clínica odontológica
De forma geral, a secretária é a figura que lida com os desafios administrativos e operacionais, realizando tarefas como:
Agendamento de pacientes
É a secretária de dentista que irá contatar o paciente, buscar substituir as lacunas e horários vagos por outros nomes, realizar agendamentos, buscar soluções para os clientes insatisfeitos que não conseguiram horários, entre outros.
Controle financeiro
Devido ao seu envolvimento com os procedimentos administrativos, como o recebimento dos pagamentos, por exemplo, a secretaria poderá realizar o fechamento de caixa, cuidando das contas a receber e a pagar, ficando de olho no fluxo de caixa.
Atestados, orçamentos e cartões de aniversário
É a secretária que irá gerenciar os atestados e orçamentos, fazendo com que o dentista fique ciente e colhendo sua assinatura. Além disso, para criar laços mais profundos com os pacientes, a secretária poderá ficar responsável por enviar felicitações em datas comemorativas, como nos aniversários, por exemplo.
Auxiliar o dentista
Devido às obrigações do dentista, o mesmo não tem tempo a perder! Assim, a secretária dá o suporte necessário, com os agendamentos, realizando o controle do fluxo de pacientes, negociando com fornecedores a reposição do estoque, pagando contas, entre outros processos burocráticos.
Gerenciamento de prontuários
O que inclui o recebimento e registro no software, utilizado pelo estabelecimento, anamnese, tratamentos a serem realizados e futuros, movimentações do setor financeiro, entre outros;
Manutenção do espaço físico do consultório
É de responsabilidade da secretária de dentista garantir que o ambiente esteja limpo, agradável e abastecido dos materiais necessários. Por isso, a mesma deve agendar serviços de limpeza, conserto e abastecimento, sempre que necessário.
Não confunda auxiliar de saúde bucal com secretária
Diferenciar o trabalho executado pelo auxiliar de saúde bucal e pela secretária de dentista é muito importante, visto que esses dois profissionais possuem funções muito diferentes no consultório/clínica, apesar de ambos serem responsáveis por oferecer suporte ao profissional.
Nesse sentido, o auxiliar de saúde bucal está relacionado às ações que acontecem dentro do consultório odontológico, e o mesmo precisa ter conhecimentos específicos sobre a área odontológica.
Isso porque, o auxiliar será incumbido de manipular materiais odontológicos, ajudar o dentista em tratamentos, como na coleta de informação e nos procedimentos, durante e depois dos atendimentos realizados. Assim, o auxiliar está intrinsecamente ligado às ações desempenhadas pelo dentista.
No caso da secretária, seu trabalho não tem relação direta com os procedimentos odontológicos, restringindo-se ao campo administrativo. Dessa forma, se a mesma não apresentar um certificado de habilitação em saúde bucal, ela não deve dar assistência nos procedimentos odontológicos.
Sabemos que é uma prática comum o auxiliar do dentista fazer agendamentos, isso acontece em consultórios pequenos. Mas, em clínicas, a secretária de dentista é fundamental para uma boa gestão e por tornar o ambiente confortável para o paciente.
A importância da secretária para a clínica
A secretária de dentista é fundamental para o bom andamento das consultas, organização do ambiente de trabalho, relação perene com os pacientes e muito mais. Assim, sua atuação é essencial para que o trabalho do dentista seja realizado sem intercorrências.
Seja nos consultórios ou nas clínicas, a secretaria é o ponto focal de atendimento, registro de pacientes, gerenciamento de tempo e financeiro, completando o time odontológico em funções que os demais profissionais não conseguem atuar, como a gestão administrativa, por exemplo.
Dessa forma, a secretaria de dentista irá organizar a rotina do dia a dia, permitindo que o profissional possa se concentrar apenas em suas funções, sem se preocupar com pacientes insatisfeitos ou questões estruturais.
Nesse sentido, a secretária precisa contar com muitas habilidades, tendo bom relacionamento interpessoal, sendo proativa e compreendendo plenamente a dinâmica de trabalho do estabelecimento.
Além disso, a mesma precisa estar disposta a aprender, compreendendo quais são as suas funções e como executá-las de forma excelente, colocando o paciente no centro de suas ações e promovendo o seu bem estar.
Contudo, é importante salientar que a secretária não deve se envolver em atendimentos relativos ao auxiliar de saúde bucal, o que acontece com frequência e pode levar o consultório a problemas graves.
